Управление бизнес-процессами

ЭФФЕКТИВНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. OTIF

Цель управления бизнес-процессом коммерческого предприятия состоит в том, чтобы каждый его этап протекал своевременно и финансово-экономические потери, выраженные в деньгах, каждого этапа были минимальны. Таким образом, эффективность управления бизнес-процессом определяется как минимум двумя ключевыми показателями:

- временем выполнения той или иной типовой базовой операции, или полного этапа бизнес-процесса, или временем протекания бизнес-процесса в целом;

- качеством выполнения процесса в разрезе каждой стадии, выраженном в виде финансовых убытков, которые не покрываются доходами или процентом отношения этих убытков к планировавшимся доходам (чем меньше непокрытых убытков, тем выше качество).

Универсальный показатель эффективности процесса

Управление эффективностью бизнес-процессов можно выстраивать следующим образом. В рамках бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия необходимо, во-первых, определить показатели OTIF-эффективности в качестве ключевых показателей эффективности (система KPI), во-вторых, рассчитать текущие фактические значения этих показателей, как для каждой стадии бизнес-процесса, так и итоговые в целом, в-третьих, задать целевые уровни показателей эффективности на конец бюджетного периода (обычно это декабрь или четвертый квартал) и, наконец, в четвертых, задать целевые значения на каждый промежуточный период (месяц или квартал), которые постепенно приближают значения показателей OTIF-эффективности к итоговой цели бюджетного периода.

Внедрение системы управления OTIF-эффективностью

Контроль за эффективностью бизнес-процессов, в нашем случае операционных бизнес-процессов коммерческого предприятия, включает в себя непрерывную работу по следующим направлениям:

- разработка и оптимизация схемы бизнес-процесса;

- регламентация времени исполнения каждого этапа бизнес-процесса;

- регламентация максимальных уровней непокрытых убытков при сбоях;

- создание системы оперативной (достоверной) отчетности;

- создание эффективной системы принятия решений;

- создание эффективной системы мотивации операционного персонала;

- формирование корпоративной культуры при работе в рамках процессного подхода.

OTIF-контроль процесса управления дебиторкой

ИТ-служба предприятия должна разработать и подготовить для ежедневной эксплуатации базы данных со структурированной информацией о состоянии дебиторской задолженности и статусов каждого лицевого счета. Причем сама конфигурация базы данных должна быть задана в рамках соответствующего технического задания, разработанного на основе утвержденного регламента процесса сбора долгов. А также в качестве приложения к регламенту или в качестве одного из разделов регламента хорошо было бы, чтобы был прописан и утвержден порядок оперативного предоставления в ИТ-службу данных об изменениях статусов, точнее информации о выполнении предписанных действий согласно регламента, которые автоматически должны приводить к изменению статусов.

Важнейшим этапом внедрения бизнес-процесса сбора дебиторской задолженности является тестовый период, в течение которого параллельно происходит обучение персонала, включенного в работу по исполнению задач бизнес-процесса, и доработка методологических основ протекания и контроля процесса, включая даже и уже согласованный регламент.